Codice Etico
INDICE SOMMARIO
1 Ambito di applicazione e destinatari
2 Principi e valori
3 Principi concernenti la gestione aziendale
4 Rapporti con dipendenti e collaboratori
5 Rapporti con clienti
6 Rapporti con i fornitori e collaboratori
7 Rapporti con la Pubblica Amministrazione
8 Finanziamenti ed erogazioni pubbliche
9 Rapporti con l’Autorità Giudiziaria, con le forze dell’ordine e con le autorità con poteri ispettivi e di controllo
10 Rapporti con i mezzi di informazione
11 Rapporti con Concorrenti
12 Attuazione del Codice Etico
13 Sistema disciplinare e meccanismi sanzionatori
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1. Ambito di applicazione e destinatari
Le disposizioni del Codice sono vincolanti per Amministratori, Sindaci, dipendenti, prestatori di lavoro temporaneo, consulenti e collaboratori a qualunque titolo, agenti, procuratori e qualsiasi altro soggetto che possa agire in nome e per conto di PayGlobe (di seguito cumulativamente i “Destinatari”). I Destinatari del presente Codice sono tenuti a conoscerne i contenuti e a rispettarne i precetti.
Tutti i comportamenti dei Destinatari devono essere ispirati a criteri di legalità, trasparenza, buon senso ed etica personale, in coerenza con i valori e le procedure aziendali e con la consapevolezza di non esporre PayGlobe (di seguito, anche la Società) a rischi normativi e reputazionali.
I principi contenuti nel Codice Etico integrano le regole di comportamento che i Destinatari sono tenuti ad osservare, in virtù delle normative vigenti, dei contratti di lavoro, delle procedure interne.
Il Codice prevale su qualsiasi disposizione contenuta in regolamenti interni o procedure che dovessero entrare in conflitto con le disposizioni prescritte nello stesso.
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2. Principi e valori
La Società, nell’esercizio della propria attività di impesa, opera nel rispetto della normativa vigente e informa la propria attività ai principi di imparzialità, correttezza, trasparenza e rispetto delle regole etiche contenute nel presente Codice.
La Società promuove la creazione di un ambiente caratterizzato da un forte senso di integrità etica.
La Società sostiene una competizione leale considerandola funzionale al proprio interesse, a quello dei concorrenti di mercato, della clientela e degli stakeholders in genere.
La Società tutela e valorizza le risorse umane di cui si avvale assicurando percorsi di carriera definiti e garantendo una crescita professionale del proprio personale anche con la partecipazione a corsi di formazione specialistica.
Il rispetto delle leggi e dei regolamenti vigenti rappresenta un elemento imprescindibile nel rapporto tra l’azienda, gli organi sociali, i loro componenti e ogni dipendente del Società.
Tale impegno è esteso ai consulenti, fornitori, clienti e a chiunque abbia o intenda avere rapporti con PayGlobe. Non saranno intrapresi rapporti d’affari o saranno interrotti con coloro che non si allineano a questo principio.
La Società stigmatizza il ricorso a comportamenti illegittimi o comunque scorretti verso la comunità, le pubbliche autorità, i clienti, i lavoratori, gli investitori, i fornitori e i concorrenti.
Viene promossa l’adozione di tutti gli strumenti organizzativi atti a prevenire la violazione di disposizioni di legge e dei principi di trasparenza, correttezza e lealtà da parte dei propri dipendenti.
Nei rapporti con i terzi, PayGlobe adotta comportamenti improntati alla massima correttezza e trasparenza.
La Società si attiene scrupolosamente a criteri oggettivi di valutazione e non ammette alcuna discriminazione basata sull’età, stato di salute, sesso, religione, razza, opinioni politiche e culturali.
La Società condanna qualunque forma di corruzione senza alcuna eccezione, attiva e passiva, anche se realizzata nei confronti di soggetti privati.
La Società mantiene riservati i dati e le informazioni, ivi inclusi quelli personali ed aziendali trattati in esecuzione dell'attività svolta per conto della clientela, assicurando il pieno e puntuale rispetto delle misure di sicurezza e di protezione.
La Società promuove la realizzazione di ambienti di lavoro sicuri e salubri e di condizioni di lavoro rispettose della dignità individuale. PayGlobe favorisce inoltre la creazione di un ambiente di lavoro nel quale le caratteristiche ed orientamenti personali non possono dar luogo a discriminazioni e in grado di promuovere la serenità di tutti i dipendenti e/o collaboratori.
La Società assicura qualità, sicurezza, riservatezza, affidabilità e continuità dei servizi attraverso il costante allineamento dell'architettura informatica all’evoluzione tecnologica e individua le migliori opportunità offerte dal mercato nazionale e internazionale per realizzare, anche attraverso partnership, soluzioni e servizi innovativi.
3. Principi concernenti la gestione aziendale
La redazione del bilancio e di qualsiasi altro tipo di documentazione contabile deve essere effettuata nel rispetto delle leggi e dei regolamenti di settore vigenti, tenendo conto delle prassi e dei principi contabili più avanzati. La contabilità e il bilancio devono rappresentare fedelmente i fatti di gestione (economica, patrimoniale e finanziaria) secondo criteri di chiarezza, veridicità e correttezza.
I singoli fatti gestionali e le transazioni, anche ai fini della individuazione dei motivi dell'operazione e dei diversi livelli di responsabilità, devono essere ricostruibili e rappresentati fedelmente nei sistemi amministrativi/contabili. Ciascuna registrazione deve riflettere esattamente ciò che risulta dalla documentazione di supporto; a tal fine tutta la documentazione deve essere adeguatamente archiviata e ordinata secondo criteri logici. È fatto divieto di porre in essere comportamenti che possono arrecare pregiudizio alla trasparenza e tracciabilità dell’informativa di bilancio.
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4. Rapporti con dipendenti e collaboratori
Nella ricerca e selezione del personale, la Società adotta criteri di oggettività, competenza e professionalità, applicando il principio di pari opportunità senza favoritismi, con l’obiettivo di assicurarsi le migliori competenze esistenti sul mercato del lavoro.
La gestione e lo sviluppo delle risorse umane rappresenta per la Società un fattore strategico.
Per tale motivo vengono promossi piani aziendali ed adeguati programmi di formazione volti a promuovere l'esplicazione delle capacità e delle competenze di ciascuno.
A tutti i propri dipendenti vengono offerte pari opportunità e sviluppi professionali, sulla base di criteri di merito.
PayGlobe pone in essere ogni azione atta a prevenire qualsiasi forma di molestia - psicologica, fisica e sessuale - nei confronti dei dipendenti.
In ottemperanza alla vigente normativa sulla privacy, la Società si uniforma alle prescrizioni ed informa ciascun dipendente sulla natura dei dati personali oggetto di trattamento, sulle modalità di trattamento, sugli ambiti di comunicazione adottando le opportune misure per garantirne la riservatezza. La Società provvede altresì a definire il novero dei dati che ciascun dipendente/collaboratore esterno è legittimato a trattare.
Ogni dipendente e/o collaboratore deve conoscere ed osservare il contenuto del presente Codice e deve improntare la propria condotta al rispetto, alla cooperazione ed alla reciproca collaborazione, agendo lealmente e secondo buona fede, rispettando gli obblighi contrattualmente sottoscritti ed assicurando le prestazioni richieste.
I dipendenti di PayGlobe, senza distinzione riguardo alla funzione esercitata e/o al livello di responsabilità assunto, devono conoscere ed attenersi alle disposizioni e procedure aziendali.
Per quanto concerne i collaboratori, la Società metterà a disposizione di questi il presente Codice, affinché gli stessi sottoscrivano apposita dichiarazione di conoscenza e si impegnino a non porre in essere alcun comportamento in violazione dei principi in esso contenuti.
Ciascun dipendente e/o collaboratore ha il dovere di prestare la propria attività lavorativa nell'esclusivo interesse della Società, evitando qualunque situazione di conflitto che possa recare pregiudizio o determinare situazioni di illecito vantaggio a proprio favore, anche attraverso familiari.
I dipendenti e i collaboratori sono tenuti ad osservare la massima riservatezza su informazioni, documenti, studi, iniziative, progetti, contratti, piani, etc., conosciuti per le prestazioni svolte, con particolare riferimento a quelli che possono compromettere l'immagine o gli interessi dei clienti e dell'azienda.
Tutte le informazioni, in particolare quelle apprese nell'ambito delle attività svolte per i clienti, debbono considerarsi riservate e non possono essere divulgate a terzi, né utilizzate per ottenere vantaggi personali, diretti e indiretti.
I dipendenti e/o collaboratori sono i responsabili dei beni aziendali assegnati e devono operare con diligenza per tutelare i beni aziendali da utilizzi impropri o non corretti.
5. Rapporti con clienti
Nei rapporti con la propria clientela la Società assicura la migliore esecuzione degli incarichi affidati orientando le proprie scelte verso soluzioni sempre più avanzate ed innovative, in un'ottica di integrazione, efficacia, efficienza ed economicità.
La soddisfazione del Cliente costituisce per la Società obiettivo prioritario anche al fine della creazione di un solido rapporto ispirato ai generali valori di correttezza, onestà, efficienza e professionalità.
I contratti stipulati con la clientela devono essere conformi alle disposizioni di legge ed improntati a criteri di semplicità, chiarezza e completezza, evitando il ricorso a qualsiasi pratica ingannevole e/o scorretta comunque realizzata.
Nell’avviare relazioni commerciali con nuovi clienti e nella gestione di quelle già in essere, è necessario, tenuto conto delle informazioni disponibili, evitare di intrattenere relazioni con soggetti implicati in attività illecite, in particolare connesse con il traffico di armi e di sostanze stupefacenti, al riciclaggio ed al terrorismo e, comunque, con persone prive dei necessari requisiti di serietà ed affidabilità commerciale.
PayGlobe si impegna a mantenere il totale riserbo su informazioni riservate riguardanti i propri clienti ed assicura un uso di suddette informazioni solo per ragioni strettamente professionali e comunque in seguito del consenso rilasciato dal cliente, qualora necessario.
Le persone incaricate dalla Società a seguire una qualsiasi trattativa d’affari o gara non devono porre in essere comportamenti di qualunque natura volti ad impedire o turbare il regolare svolgimento delle trattative ovvero di una gara in conformità alle procedure previste.
La Società predispone i contratti con i propri clienti in modo corretto, completo e trasparente, cercando di prevedere le circostanze che potrebbero influire significativamente sulla relazione instaurata.
Anche laddove si verificassero eventi o situazioni non previste, la Società si impegna a rispettare le aspettative del cliente, eseguendo i contratti con equità, senza sfruttare eventuali eventi imprevisti.
La Società si impegna ad assicurare la qualità ed affidabilità dei servizi e prodotti offerti, monitorando che i servizi e i prodotti prestati e forniti siano pienamente conformi alle normative vigenti.
È vietato offrire/ricevere, direttamente o indirettamente, a/da clienti regali e/o benefici (denaro, oggetti, servizi, prestazioni, favori o altre utilità) tali da poter essere interpretati come finalizzati ad ottenere un trattamento di favore che non sia legittimo e/o determinato dalle regole di mercato.
6. Rapporti con i fornitori e collaboratori
Nella scelta dei fornitori per l’affidamento della realizzazione di opere, forniture e servizi, la Società adotta la massima trasparenza ed efficienza del processo di acquisto; garantisce l'imparzialità in ogni fase del procedimento; mantiene la riservatezza delle informazioni non suscettibili di divulgazione; denuncia tempestivamente ogni eventuale o potenziale conflitto di interesse.
Nella scelta del contraente, la Società garantisce a tutti i potenziali fornitori, parità di condizioni nella partecipazione alla selezione. Il processo di selezione si basa su valutazioni obiettive, secondo principi di correttezza, economicità, qualità, innovazione, continuità ed eticità.
I soggetti appartenenti alla Società e i dipendenti di PayGlobe sono tenuti ad osservare scrupolosamente le procedure interne relative alla gestione dei rapporti con i fornitori e ad osservare e far rispettare, nei rapporti di fornitura, le disposizioni di legge applicabili e le condizioni contrattualmente previste.
Il presente Codice deve essere messo a disposizione dei fornitori affinché ne prendano atto.
Nella scelta del professionista cui affidare incarichi, PayGlobe si impegna ad adottare criteri ispirati a principi di competenza, economicità, trasparenza e correttezza, integrità morale e professionale della persona da coinvolgere.
I compensi e/o le somme a qualsiasi titolo corrisposte, dovranno essere adeguatamente documentati e proporzionati all'attività svolta, anche in considerazione delle condizioni di mercato; i pagamenti non potranno in alcun modo essere effettuati a un soggetto diverso dalla controparte contrattuale.
La Società si impegna a mantenere il totale riserbo su informazioni riguardanti i propri fornitori e a utilizzare suddette informazioni solo per ragioni strettamente professionali e comunque in seguito a specifico consenso, qualora necessario. Anche i fornitori sono tenuti ad assicurare la riservatezza in riferimento a informazioni, documenti e dati personali relativi alla Società e ai suoi collaboratori.
E’ vietato proporre/ricevere dazioni, benefici (sia diretti che indiretti), omaggi, atti di cortesia e di ospitalità nei rapporti con, fornitori e collaboratori, tali da compromettere l'immagine di PayGlobe e da poter essere interpretati come finalizzati ad ottenere un trattamento di favore che non sia determinato dalle regole di mercato.
La Società esercita la propria attività nel pieno rispetto della normativa antiriciclaggio e delle disposizioni emanate dalle competenti Autorità, a tal fine impegnandosi a rifiutare di porre in essere operazioni sospette sotto il profilo della correttezza e trasparenza.
PayGlobe è tenuta pertanto a: verificare in via preventiva le informazioni disponibili sulle controparti commerciali, fornitori, partner e consulenti, al fine di appurare la loro rispettabilità e la legittimità della loro attività prima di instaurare con questi rapporti di affari; operare in maniera tale da evitare qualsiasi implicazione in operazioni idonee a favorire il riciclaggio di denaro proveniente da attività illecite o criminali, agendo nel pieno rispetto della normativa antiriciclaggio e delle procedure interne di controllo.
7. Rapporti con la Pubblica Amministrazione
I rapporti tra la Società e la Pubblica Amministrazione, i pubblici ufficiali o i soggetti incaricati di un pubblico servizio debbono ispirarsi alla più rigorosa osservanza delle disposizioni di legge e di regolamento applicabili e non possono in alcun modo compromettere l’integrità o la reputazione della Società.
Soltanto le funzioni aziendali a ciò preposte sono autorizzate ad assumere impegni ed a gestire rapporti, di qualsivoglia natura, con la Pubblica Amministrazione, i pubblici ufficiali o i soggetti incaricati di un pubblico servizio.
I destinatari del presente Codice devono astenersi dall'offrire, anche per interposta persona, denaro o altra utilità (che può consistere anche in opportunità di lavoro o commerciali) al funzionario pubblico coinvolto, ai suoi familiari o a soggetti in qualunque modo allo stesso collegati; dal ricercare o instaurare illecitamente relazioni personali di favore, influenza, ingerenza idonee a condizionare, direttamente o indirettamente, l'esito del rapporto.
Al consulente e al soggetto “terzo” incaricato eventualmente a rappresentare la Società nei rapporti verso la Pubblica Amministrazione, sono applicate le stesse direttive valide per i dipendenti della Società.
La Società vieta qualsiasi comportamento, da chiunque per suo conto posto in essere, consistente nel promettere od offrire, direttamente od indirettamente, denaro o altre utilità a rappresentanti della Pubblica Amministrazione, italiani o esteri, o a loro parenti o affini, da cui possa conseguirne un interesse o vantaggio per PayGlobe, anche potenziale.
8. Finanziamenti ed erogazioni pubbliche
Nei rapporti con la Pubblica Amministrazione la Società non può trarre vantaggi se non sulla base di rapporti contrattuali, provvedimenti ottenuti lecitamente, ovvero tramite erogazioni di provvidenze di qualsiasi natura conseguite debitamente e destinate alle finalità per cui sono concesse.
È vietato conseguire ingiustamente a danno della Pubblica Amministrazione contributi, finanziamenti, mutui agevolati ovvero altre erogazioni dello stesso tipo in qualunque modo denominate, concessi o erogati tramite l'utilizzo o la presentazione di documenti falsi o mendaci, o l'omissione di informazioni dovute.
Non è consentito utilizzare contributi, sovvenzioni o finanziamenti destinati alla Società per scopi diversi da quelli per cui sono stati concessi. Non è altresì consentito alla Società trattenere o ritardare indebitamente il riversamento a favore di terzi beneficiari di somme erogate a fronte di contributi, sovvenzioni, o finanziamenti pubblici concessi.
9. Rapporti con l’Autorità Giudiziaria, con le forze dell’ordine e con le autorità con poteri ispettivi e di controllo
I Destinatari del presente Codice devono osservare scrupolosamente la normativa vigente e le disposizioni emanate nei settori connessi alle rispettive aree di attività.
La Società esige la massima disponibilità e collaborazione nei confronti dei rappresentanti dell'Autorità Giudiziaria, delle Forze dell'Ordine, del Pubblico Ufficiale che abbia poteri ispettivi per conto dell'INPS, del Ministero del lavoro e delle Politiche Sociali e di qualunque altra Pubblica Amministrazione.
I Destinatari del presente Codice sono tenuti ad ottemperare tempestivamente ad ogni richiesta proveniente da Istituzioni od Autorità competenti.
È vietato distruggere, alterare registrazioni, verbali, scritture contabili e qualsiasi tipo di documento (cartaceo o elettronico) ovvero rendere dichiarazioni false alle Autorità competenti in previsione di un procedimento giudiziario, di un'indagine o di un'ispezione.
Tutti i dipendenti e/o collaboratori hanno l’obbligo di segnalare alla Società la richiesta di rendere o produrre davanti all’Autorità Giudiziaria dichiarazioni utilizzabili in un procedimento penale relative all’esercizio delle proprie funzioni; è fatto divieto da parte della Società di indurre o favorire i dipendenti e/o i collaboratori a non rendere/produrre le suddette dichiarazioni, ovvero a renderle mendaci.
10. Rapporti con i mezzi di informazione
Le relazioni con i mezzi di informazione sono improntate a principi di trasparenza, correttezza e tempestività.
Le informazioni afferenti la Società e dirette ai mass media potranno essere divulgate solamente dalla funzione preposta alla comunicazione aziendale o con l’autorizzazione del legale rappresentante.
La comunicazione all’esterno di dati o di informazioni dovrà essere veritiera, tempestiva, trasparente.
11. Rapporti con Concorrenti
PayGlobe si impegna a concorrere in modo leale nel rispetto della normativa vigente, astenendosi da comportamenti di abuso di posizione dominante o che compromettano la libera concorrenza.
È vietato l’utilizzo di nomi o segni distintivi idonei a produrre confusione con nomi o segni distintivi legittimamente usati da altri.
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12. Attuazione del Codice Etico
Al presente Codice viene data la massima diffusione nei confronti di tutti i soggetti interni ed esterni che collaborano con la Società mediante apposite attività di comunicazione.
La Società dovrà adoperarsi affinché tutti i collaboratori abbiano una corretta comprensione del presente Codice e la conoscenza dei principi e delle norme etiche in esso riportate.
13. Sistema disciplinare e meccanismi sanzionatori
Le sanzioni disciplinari previste in caso di violazione delle misure contenute nel presente Codice hanno lo scopo di contribuire all’efficacia del Codice stesso.
Esse devono essere dotate di deterrenza e commisurate alla gravità della violazione, alla recidività, alla mancanza o al grado della colpa nel rispetto della disciplina di cui all'art. 7 della Legge 20 maggio 1970, n. 300 ed alle disposizioni contenute nei contratti di lavoro.
L’applicazione del sistema disciplinare è autonoma rispetto allo svolgimento e all’esito del procedimento penale eventualmente avviato presso l’Autorità giudiziaria competente.
Per quanto riguarda i fornitori, i collaboratori ed i consulenti esterni, la violazione dei precetti del presente Codice è sanzionata con la risoluzione dei contratti in essere con gli stessi, ferma restando la facoltà della Società di richiedere il risarcimento dei danni verificatisi in conseguenza di detti comportamenti.